Tenuta della contabilità in forma meccanizzata
L’Agenzia delle Entrate, con la risoluzione n. 16/E del 28 marzo 2022, ha fornito chiarimenti sulla tenuta della contabilità in forma meccanizzata dopo la procedura semplificata introdotta dall’articolo 12-octies del decreto legge 30 aprile 2019 n. 34, aggiunto dalla legge di conversione 28 giugno 2019 n. 58.
Il decreto ricorda che i documenti informatici rilevanti ai fini tributari devono possedere le caratteristiche dell’immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità. Vanno inoltre conservati affinché: siano rispettate le norme del codice civile e le disposizioni dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie concernenti la corretta tenuta della contabilità; siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici, in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste.
I registri contabili in formato elettronico, ai fini della loro regolarità, non devono essere stampati sino al terzo mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salvo esplicita richiesta da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica. Entro lo stesso periodo vanno posti in conservazione nel rispetto delle norme relative alla conservazione digitale dei documenti.
Volendo fornire un quadro di insieme la risoluzione rimanda alle risposte già fornite alle istanze dei contribuenti nn. 236 e 346, rispettivamente pubblicate il 9 aprile ed il 17 maggio 2021.
Come disposto dal Codice dell’Amministrazione digitale, è lecita la tenuta dei registri e delle scritture contabili su supporto informatico in alternativa a quella cartacea che dovrà essere limitata, come anticipato, ai casi di accesso, ispezione o verifica degli organi di controllo.
La novità non ha modificato la conservazione delle scritture informatiche, che deve rispettare le prescrizioni del decreto del 17 giugno 2014 del Mef.
La corretta tenuta di registri e scritture contabili su supporto informatico si considera conclusa solo dopo l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.
Il contribuente ha a disposizione tre mesi di tempo dal termine di presentazione delle relative dichiarazioni annuali per concludere correttamente il processo di conservazione. I tre mesi raddoppiano e diventano sei con riferimento al periodo d’imposta in corso al 31 dicembre 2019 come previsto dall’articolo 5, comma 16, del decreto legge n. 41/2021 convertito, con modificazioni, dalla legge n. 69 del 21 maggio 2021.
